برنامه سالانه روابط عمومی سال 1393

هر چند امروزه رو ابط عمومی ها با توجه به گسترش دانش تخصصی روابط عمومی و به کارگیری فارغ التحصیلان دانشگاهی، عملا امکان اولیه تدوین یک برنامه را دارند اما به جرات می توان ادعا کرد که بیش از 50 درصد از واحدهای روابط عمومی در سازمانها برنامه سالانه تدوین نمی کنند.

از طرفی بایستی اذعان کرد که بخش قابل‌توجهی از فعالیتهای روابط‌عمومی (حدود 30 درصد) به طور اقتضایی تدوین و عملیاتی ‌شود، اما بایستی تدوین برنامه‌های پنج‌ ساله، تدوین برنامه‌ی یک ساله، تدوین برنامه‌ی فصلی، تدوین برنامه‌ی ماهانه، تدوین برنامه‌ی هفتگی، تدوین برنامه برای یک مراسم خاص، و تدوین تقویم مناسبتها مورد توجه و تأکید مدیران و مسئولان روابط‌عمومی قرار گیرد.

آنچه در ماههای پایان سال بیشتر در مدیریت روابط عمومی طرح است تدوین گزارش پایان سال و تدوین برنامه سال آینده است برنامه ای که بایستی بر مبنای آسیب‌شناسی روابط‌عمومی، نظرسنجی های سال جاری از فعالیتهای انجام شده، و نیازهای روانی و اجتماعی کارکنان و مشتریان استوار باشد. زیرا این بدیهی است که برای تدوین هر برنامه‌ی روابط‌عمومی باید اطلاعاتی در اختیارداشته باشیم تا مبنای برنامه‌ریزی ما قرار گیرد و بهترین اطلاعات از نظرسنجی ها به دست می آید.

مدیران روابط عمومی، حقیقتا بایستی از خود پرسش کنند که چه مسایلی زیربنایی وجود دارد که روابط عمومی را ناکارآمد جلوه می دهد. یکی از این پاسخ ها این است: "فقدان برنامه ریزی؛ روابط عمومی ها را زمین گیر کرده است". زیرا برنامه ریزی مقدمه کارآمدی روابط عمومی است و وقتی برنامه ای ندارید برای شما برنامه ریزی می کنند!

برنامه‌ریزی به روابط عمومی این قدرت را می‌دهد که:

1)      با تقسیم زمان آینده در قالب برنامه های از پیش تعیین شده در ساختن و مهار آینده نقش داشته باشد.

2)      صرفه جویی کافی در منابع مالی انجام گیرد (برنامه ریزی نزدیک ترین راه صرفه جویی است).

3)      منابع انسانی بموقع و بجا بکار گرفته شوند (برنامه ریزی تصمیم گیری جمعی است).

4)      بخشی از بحرانها پیشگیری شود و  پیش بینی لازم برای وقوع بحرانهای ناشناخته میسر گردد.

5)      فعالیتها در جهت دستیابی به اهداف سازمان انجام شود.

6)      مشکلات آینده پیش بینی شده و راهکارهای عملی جلوگیری از مواجه شدن با آنها تعیین شوند.

7)      عملکرد کلی سازمان در آینده مجسم شود.

8)      دید روشنی نسبت به روابط با مخاطبان سازمان فراهم گردد.

9)      برداشت کاملی از شرح وظایف و فعالیتهای درون و برون سازمانی ترسیم گردد.

10)  با استفاده از پیش فرضها مسایل و مشکلات ممکن در محیط را شناسایی نموده و با در نظر گرفتن تمامی عوامل و نیروهای موثر زمینه مناسب برای اتخاذ تصمیم صحیح اقدام نماییم.

11)   عواملی را که خارج از کنترل است تشخیص داده و دلایلی برای انتخاب برنامه های جایگزین ارائه نماییم.

12)  چارچوبی واحدی برای فعالیتها به وجود آید و افراد سازمان وادار شوند تا تلاشها و کوششهای خود را بر امور مهم سازمان متمرکز سازند و از کارهای کم اهمیت دوری کنند.

13)  برنامه‌ریزی باعث می شود هزینه فعالیتهای سازمان را به حداقل رسانده و زمینه‌ای مناسب را فراهم می‌سازد تا از منابع مالی و انسانی حداکثر استفاده به عمل آید و از هدر رفتن زمان و سرمایه جلوگیری شود.

14)  برنامه ریزی، باعث تقویت رفتار سازمانی می‌گردد و از سوی دیگر موجب تقویت کار تیمی در سازمان شده و زمینه مشارکت تمامی کارکنان را در حصول به اهداف کلی سازمان فراهم می آورد.

15)   برنامه ریزی باعث تسهیل در امر کنترل و نظارت فعالیتها و کارکنان می شود.

 اکنون که در ماههای پایانی سال قرار داریم فرصتی مناسب است تا روابط عمومی ها با تدوین برنامه سالانه 1393 خود را از روزمرگی نجات دهند و علاوه بر ارتقای کیفیت جایگاه روابط عمومی بتوانند از مزایا و نتایج آن در سال آتی بهره مند شوند.

 §         احمد یحیایی ایله ای (دکترای ارتباطات)

/ 0 نظر / 24 بازدید