درباره ی ارتباطات - روابط عمومی...

وبلاگ شخصی ناب دل بهروزی "لیسانس علوم ارتباطات - روابط عمومی"

شرح وظایف کلی روابط عمومی

سیاست کلی روابط عمومی، برقراری تعامل هرچه بیشتر با مردم، سازمانها، شرکتها و نهادهای مرتبط با فعالیتهای این شرکت می باشد.

ارائه چهره واقعی و شفاف مجموعه به مشتریان، از وظایف مهم روابط عمومی است و اگر این درک به وجود آید که مشتریان صاحبان اصلی شرکت هستند و بدون وجود آنها سازمان وسود دهی معنی نخواهد داشت در می یابیم که باید به روابط عمومی حرفه‌ای به دید یک عنصر و یک لازمه در هر سازمانی نگریسته شود.

مهمترین‌ وظیفه‌ روابط عمومی‌، شناخت‌ افکار عمومی‌ و نفوذ در آن‌ برای‌ جلب‌ رضایت‌ افکارعمومی‌ نسبت‌ به‌ سازمان‌ است‌ که‌ هم‌ در درون‌ ‌ و هم‌ در بیرون‌ از آن،‌ دنبال‌ می‌شود. بی‌تردید، این‌ وظیفه‌ در قالب‌ مجموعه‌ای‌ از فعالیتهای‌ ارتباطی‌ صورت‌ می‌گیرد که‌ می‌توان‌ آنها را تحت‌ عناوین‌ ارتباطات‌، امور فرهنگی‌ و نمایشگاهها، انتشارات‌، سنجش‌ افکار و پژوهش‌ و برنامه‌ریزی ‌دسته‌بندی‌ کرد.

جمع‌آوری و تمرکز اطلاعات و اخبار مربوط به فعالیتها، اقدامات، طرحها و برنامه‌های سازمان، به‌منظور تنظیم گزارش، خبر و سیاستهای خبری و تبلیغاتی و اجرای طرحهای ارتباطی و انتشاراتی و آماده نمودن اذهان عمومی با توجه به خط مشی کلی سازمان، از طریق :

شرکت در جلسات مهم شورای مدیران و جلسات سیاستگذاری در سطح مدیران و معاونان رده اول

ارتباط مستقیم و مستمر با مسئولان

شرکت در گردهمایی ها

حضور در سفرهای داخلی و خارجی

دریافت گزارش فعالیتها، طرحها و برنامه‌های واحدهای مختلف شرکت، صورتجلسات شوراها ومکاتباتی که ارزش اطلاع‌رسانی دارند

جمع‌آوری هر گونه اخبار و اطلاعات مورد نیاز به روشهای تلفنی، شفاهی، مکاتبه‌ای و رایانه‌ای

اجرای سیاستهای خبری، تبلیغاتی، انتشاراتی و مطالعاتی در حوزه روابط عمومی

ارتباط مستقیم با مردم، جراید، خبرگزاریها، رسانه‌های گروهی داخلی و خارجی

بررسی مطالب مطرح شده در رسانه‌های گروهی و مجامع عمومی در ارتباط با فعالیتهای مستقیم و غیرمستقیم شرکت به ‌منظور اطلاع‌رسانی، انعکاس و پاسخگویی در صورت لزوم

برقراری ارتباط با روابط عمومی سازمانها و شرکتهای دیگر و نهادهای دولتی و غیر دولتی برحسب ضرورت از طریق به‌کارگیری ابزار ارتباطی مناسب

بررسی دیدگاهها و سنجش افکار عمومی مردم، مخاطبان و خدمات گیرندگان در چهارچوب وظایف و در قالب طرحهای تحقیقاتی و ارائه نتایج حاصل به مسئولان شرکت به ‌منظور اتخاذ روشهای اجرایی مطلوب و تدوین طرحها و برنامه‌های اجرایی و ارتباطی مناسب

•دریافت یا خرید کتب، نشریات و لوح ها و نرم‌افزارهای رایانه‌ای و دیگر اطلاعات، اسناد و مدارک مورد نیاز، جهت ایجاد و اداره کتابخانه و آرشیو اطلاعاتی، مطبوعاتی، سمعی و بصری و رایانه‌ای مرجع در ارتباط با فعالیتهای شرکت و روابط عمومی با روشهای پیشرفته به ‌منظور کاربردهای ارتباطی و استفاده همکاران شرکت

•پیگیری انجام به موقع وعده های مسئولان شرکت به ‌منظور انعکاس نتایج حاصل

•فراهم آوردن حُسن ارتباط متقابل میان مردم و مسئولان شرکت از طریق برگزاری ملاقات عمومی، مصاحبه با رسانه‌های گروهی، برپایی سخنرانیها، ترتیب سفرها، بازدیدها و ملاقاتها

•پشتیبانی، تحلیل و توجیه ارتباطی طرحها و برنامه‌های اجرایی شرکت به ‌منظور روشن شدن اذهان عمومی

•انعکاس فعالیتها، برنامه‌ها و طرحهای شرکت به مردم، دولت و نهادها و سازمانهای داخل و خارج کشور

•سخنگوی شرکت، سخنرانی ابزاری است که می‌توان با استفاده از آن در مدت کوتاهی پیام را به عده زیادی از مخاطبین ارائه داد. این فن، نوعی اطلاع‌رسانی حضوری و چهره به چهره به شمار می‌رود. جلسات پرسش و پاسخ بین کارکنان و مدیریت و ایجاد فضای تریبون آزاد از مصادیق بازر فنون گفتاری روابط عمومی است در این میان برگزاری کنفرانس‌های خبری از مهمترین مباحث روابط عمومی به جهت تزریق صحیح و بی‌واسطه اطلاعات به رسانه‌ها و پس از آن به مخاطبان خاص و عام شرکت به شمار می‌رود

•تهیه و تدوین اخبار، بیانیه‌ها، اطلاعیه‌ها، آگهی‌ها، پیامها و ترتیب نشر و انعکاس آن در رسانه‌ها

•برقراری جلسات داخلی و ایجاد نظام پیشنهادها، انتقادها و انعکاس پیشنهادها و انتقادهای کارکنان به مسئولان

•ایجاد حُسن رابطه و جلب مشارکت بین کارکنان و مسئولان شرکت به منظوربرقراری ارتباط مبتنی بر حسن تفاهم 

•ایجاد وحدت رویه و نظارت بر حُسن اجرای امور انتشاراتی، تبلیغاتی و ارتباطی شرکت

•اجرا و ارائه خدمات و برنامه‌های فرهنگی، تبلیغی و هنری در قالبهای گوناگون به همکاران

•مطالعه، بررسی، ارزیابی، برنامه‌ریزی و تجهیز مستمر روابط عمومی و فعالیتهای آن به ‌منظور ارتقای کیفیت و بهینه سازی فعالیتهای تبلیغاتی، انتشاراتی و ارتباطی براساس روشهای پیشرفته و به روز

• آموزش مستمر همکاران روابط عمومی و نیز تشکیل دوره‌ها یا نشستهای توجیهی کوتاه مدت برای مدیران و کارکنان شرکت در زمینه روابط عمومی و ارتباطات و ارائه مشاوره و ارشاد واحدهای شرکت در این زمینه‌ها

•مشارکت و برنامه‌ریزی جهت برگزاری سمینارها، کنفرانسها، نمایشگاهها و کمیته‌های بازرگانی، صنعتی، تبلیغاتی، فرهنگی، هنری و فنی شرکت

•عقد قرارداد مجریان طرحهای روابط عمومی که به بیرون از شرکت سفارش داده می‌شوند

•انعکاس طرحها و سیاستهای اجرایی و عملکرد شرکت به جامعه مخاطب

•تجهیز و توسعه نیروی انسانی و بررسی و تعیین نیازهای آموزشی کارکنان روابط عمومی

•سیاستگذاری، برنامه ریزی و هماهنگی به منظور برگزاری نمایشگاههای تخصصی در حیطه فعالیتهای شرکت در داخل و خارج از کشور

•مدیریت وب سایت شرکت و ارتباط با وب سایت های خبری وزارت نیرو، شرکتها و موسسات همکار

•برنامه ‌ریزی‌ بازدیدهای‌ مدیران‌ و کارکنان‌ مرکز از سایر سازمانها وشرکت ها

•برنامه‌ ریزی‌ بازدیدهای‌ کارشناسان، دانشجویان و دانش آموزان از تاسیسات شرکت

•برنامه ریزی لازم برای ارتباط مستقیم، تلفنی و اینترنتی مخاطبان با مدیر عامل و معاونین شرکت

•جمع‌آوری‌ وتحلیل‌ نظرات‌ مخاطبین‌ و مشتریان‌ و ارائه‌ به ‌مدیریت ارشد شرکت

•تهیه‌ و توزیع‌ نشریات‌ داخلی‌ و بولتنهای‌ خبری‌ برای‌ اطلاع رسانی به‌ مدیران‌ و کارکنان

•‌مطالعه‌ و تجزیه‌ و تحلیل‌ اخبار و اطلاعات‌ منتشرشده‌ توسط رسانه های‌ عمومی‌ که مرتبط با‌ فعالیتهای شرکت می باشد.

•تهیه‌ جوابیه و پاسخ به شکایات مخاطبان از طریق وسایل ارتباطی

•برگزاری‌ نمایشگاههای داخلی، بین المللی و تخصصی مرتبط با عملکرد های شرکت

•سنجش‌ افکار کارکنان، مخاطبان و مسئولین‌ در زمینه‌های‌ مختلف‌ و ارائه‌ نتایج‌ به‌ مدیران‌ ارشد شرکت

•تلاش‌ برای‌ شناساندن‌ شرکت و اهداف‌ و خدمات‌ آن‌ به‌ جامعه‌ و مخاطبین‌ خاص‌ آن‌ از طُرق‌ مختلف

•‌ارائه‌ اطلاعات‌ لازم‌ به‌ مراجعین‌ شرکت درباره‌ اهداف‌، فعالیتها و خدمات‌ شرکت 

•برگزاری جشنها، اعیاد مذهبی و ملی و مناسبت های مختلف درطول سال

•برنامه ریزی، ساماندهی و مدیریت فعالیت های تبلیغاتی و رسانه ای

•مستندسازی چندرسانه‌ای فعالیت های شرکت به منظور ارائه به موقع گزارشها

•اطلاع رسانی سریع و انعکاس دقیق و صحیح فعالیت ها

•بهبود نظام اطلاع رسانی داخلی و خارجی در حوزه های تخصصی و غیر تخصصی

•هماهنگی و همکاری در راستای انجام و تحقق بهینه رسالت ها و مأموریت های شرکت

•تجهیز و بهینه سازی سالن اجتماعات

•مدیریت محتوایی و انتشار و توزیع نشریه

•راه اندازی نظام جامع پیشنهادات در سطوح مختلف

•تدارک برنامه ها و طرح های فرهنگی برای کارکنان و خانواده های آنها

•انجام طرح های تحقیقاتی و نظرسنجی در حوزه ارتباطات و کارکرد های آن

•حمایت از رسانه های فعال در حوزه های تخصصی شرکت

•راه اندازی و بهره برداری از سیستم SMS Center

•تنظیم و انتشار ماهانه دفترچه تلفن راهنمای شرکت (به شکل الکترونیکی و کاغذی)

•تهیه پاسخ ها و مکتوبات لازم برای نهادها و سازمان های مکاتبه کننده

•طراحی و اجرای سامانه هدفمند جمع آوری و تحلیل نقطه نظرات پیشنهادی، انتقادی و اصلاحی کارمندان شرکت و انتقال آن ها به مسئولان و مدیران

•راه اندازی و توسعه بانک اطلاعات تخصصی روابط عمومی

•انجام تمامی امور مربوط به تحلیل محتوای مندرجات رسانه ها

•فراهم کردن زمینه های برقراری تعامل مثبت با کارشناسان، صاحب نظران، اساتید دانشگاه و فعالان بخش خصوصی و دولتی و انجمن های غیردولتی در امور مربوط به فعالیتهای شرکت

•تدوین و اجرای ضوابط ایجاد و راهبری پایگاه های اینترنتی تخصصی و اطلاع رسانی در
حوزه های مرتبط  با شرکت

•انجام هماهنگی های لازم برای انجام سفرهای رسانه ای خبرنگاران جهت بازدید از پروژه های شرکت

•تنظیم ارتباطات شرکت با رسانه های گروهی و مطبوعات و فراهم نمودن زمینه جهت برگزاری مصاحبه ها، گردههایی ها و بازدیدها

•اجرای طرح های اطلاع رسانی با استفاده از امکانات قابل تامین از بخش خصوصی

•اداره امور تشریفات و پذیرائی ها دراجرای برنامه های فرهنگی برای کارکنان

•جمع آوری یافته های جدید و مقالات تخصصی داخلی و خارجی در زمینه فعالیتهای شرکت

•نظارت بر تابلو اعلانات و راهنما

•دفاع از جایگاه روابط عمومی در مقابل دخالت های غیرمسئولانه سایر واحدها و افراد

•حفاظت از حریم سازمان در مقابل جوسازی ها، خلاف گویی ها، دروغ پردازی ها، تهدیدها و ...

•خروج روابط عمومی از موضع انفعالی به موضع فعال

•تهیه و تنظیم منشور اخلاقی روابط عمومی سازمان

•ایفای نقش سخنگوی شرکت، در جهت روشن شدن اذهان عمومی

•سیاستگذاری، برنامه ریزی و ایجاد وحدت رویه در برنامه های اطلاع رسانی، نظرسنجی و ارتباطات مردمی

•تقویت ارزش ها و ویژگی های مطلوب انسانی

 منبع: وبلاگ روابط عمومی، معجزه ارتباطات

نویسنده : ناب دل بهروزی : ۱٢:۱٩ ‎ب.ظ ; ۱۱ مهر ۱۳٩٠
Comments نظرات () لینک دائم