درباره ی ارتباطات - روابط عمومی...

وبلاگ شخصی ناب دل بهروزی "لیسانس علوم ارتباطات - روابط عمومی"

روابط عمومی نوین

جریان بین‌المللی اطلاعات

1- اطلاعات و اطلاع‌رسانی :قرن بیستم قرن ارتباطات بوده و قرن بیست‌ویکم عصر اطلاعات است. پس ما در پایان قرن ارتباطات و آستانه عصر اطلاعات قرار گرفته‌ایم و شناخت شبکه‌‌های اطلاعاتی، ‌ایجاد بانک‌های اطلاعاتی و جمع‌آوری اطلاعات ضروری است.کشورهای جهان اول به‌دلیل داشتن 1- نیروی متخصص و آموزش‌دیده 2- تکنولوژی اطلاع‌رسانی، جریان یکسویه اطلاعات را ایجاد کرده‌اند. به‌طوری‌که اخبار از رسانه‌‌های این کشورها (کشورهای غربی عمدتاً) به‌ کشورهای جهان سومی (جهان دومی) ارسال می‌شود حتی اخبار جهان سوم ابتدا تهیه و دوباره به خودشان برگردانده می‌شود.بدون شک جریان یکسویه اطلاعات نتیجه جریان آزاد اطلاعات است که کشورهای مسلح به تکنولوژی اطلاعات را بر کشورهای فقیر مسلط می‌کند و با گسترش تکنولوژی اطلاعات است که جهان درحال قطع ارتباطات مستقیم است. با نگاهی به تاریخ روابط عمومی می‌توان چنین برداشت کرد که روابط عمومی در جریان تاریخی خود سه مرحله اساسی را در شرح وظایف خود طی کرده است. ابتدا وظایفی سیاسی (ارشادی) داشت سپس عمده امور و تأکید بر بعد اقتصادی (تبلیغ) انجام گرفت و درحال حاضر از زاویه اجتماعی (اطلاع‌رسانی) انجام وظیفه می‌کند.

دست‌اندکار روابط عمومی باید عمده‌ترین ویژگی‌های اطلاعات را به‌شرح زیر بداند:

1- اطلاعات ضروری و بااهمیت باشد.2- تازه و جدید و سازمان‌یافته باشد.3- با منافع، سلایق و مسائل مخاطبان مرتبط باشد و یا حداقل تضاد را داشته باشد.4- با دقت تنظیم شود و واضح و روشن باشد.

همچنین اطلاع رسانی باید ویژگی‌هایی داشته‌ باشد:

1- صاحب تعصب و علایق خاص نباشد.2- پیشینه و وجهه موردقبول داشته باشد.3- با موضوع پیام آشنایی داشته باشد.4- باید متوجه همه مخاطبان باشد.

عناصر اطلاع‌رسانی نیز در نگاهی کلی همان عناصر خبری (که، کی، کجا، چه، چرا، چگونه) است،‌اما تأکید بیشتر بر چه کسی؟ (پیام‌رسان)، چه می‌گوید؟ (پیام)، به چه کسی؟ (پیام‌گیر)، از چه راهی؟ (رسانه یا کانال)، با چه تأثیری؟ (عکس‌العمل) استوار شده است.

با آغاز عصر اطلاعات روابط عمومی مسئولیت‌هایی را در این‌باره به‌ دوش می‌کشد که تعدادی را به‌شرح زیر می‌توان عنوان کرد:

1- آگاه بودن از افکار عمومی و افکار مخاطبان2- شفاف‌سازی ارتباطی با تأکید بر اطلاع‌رسانی3- جلب مشارکت و نظرخواهی در تصمیم‌گیری‌ها4- دوسویه کردن ارتباطات5- پاسخگو کردن دستگاه6- بسته‌بندی پیام متناسب با مخاطبان و موضوعات7- چندرسانه‌ای عمل کردن8- ضبط و ثبت اطلاعات

و ..باید نظم اطلاعاتی ایجاد کرد تا عمده‌ترین ضرورت‌های اطلاعات بررسی و با اولویت تهیه و تولید شود.

2- رابطه ارتباطات و اطلاعات

بین ارتباطات و اطلاعات رابطه جزء و کل وجود دارد. هر اطلاعی ارتباط نیست، ‌اما هر ارتباطی اطلاع است و طی آن اطلاعاتی رد و بدل می‌شود. پس برای برقراری ارتباط باید اطلاعات داشته باشد. بدون اطلاعات ارتباط برقرار نمی‌شود و با اطلاعات ناقص و مجهول ارتباطات ناقص و مجهول و کور برقرار می‌شود و اطلاعات ناقص به ابهامات، شایعات و هیجانات می‌انجامد.

3- گردش اطلاعات در فضاهای مستبد و آزادیخواه

کدام راه را می‌پسندیدیم جریان اطلاعات فقط از سوی ما انجام شود یا اینکه مخاطبان راهبری ما را به‌عهده بگیرند. اندیشمندان ارتباطات معتقدند با اطلاع‌رسانی صرف که در واقع گرایش به تبلیغ تجاری نیز دارد مُدپرستی و گرایش به سطحی‌نگری در جامعه توسعه می‌یابد، اما اگر در جامعه‌ای جریان دوسویه اطلاعات در حال انجام باشد و بخصوص وقتی جریان اطلاعات را خواسته‌‌های مخاطبان رهبری می‌کنند، بیگانگی عمیقی بین مخاطب و پیام‌رسان ایجاد می‌شود.

4- مدل‌های جریان بین‌المللی اطلاعات  الف: مدل مرکز ـ پیرامونی

در این مدل جهان به دو بخش مرکز و پیرامون تقسیم می‌شود که در مرکز جوامع حاکم و در پیرامون جوامع وابسته اطلاعاتی به مرکز قرار می‌‌گیرند. (این مدل را یوهان گالتونگ مطرح کرده است)جوامع مرکز اطلاعات را به‌صورت بمباران اطلاعاتی بر جوامع پیرامون می‌ریزند و جریان اطلاعات عمودی است.

ب: مدل شمال ـ‌جنوب  :در این مدل نیز جریان خبر، یک جریان عمودی است و سیر گردش اخبار و اطلاعات از شمال (کشورهای صنعتی) به جنوب (کشورهای رو به توسعه و فقیر) جاری است. در این مدل جریان اطلاعات بین کشورهای شمال قوی است، اما بین کشورهای جنوب ضعیف برقرار است و جریان اطلاعات از شمال به جنوب نیز عمودی است.

ج: مدل مثلثی :در این مدل در حقیقت شمال به دو بخش شرق و غرب تقسیم می‌شود و درعین حال جنوب در یک چهارچوب قرار می‌گیرد. در این مثلث که توسط دو پژوهشگر به‌نام «جرج گوینر» و «جرج مروانی» طرح شد، در واقع شرق و غرب همان کشورهای شمال هستند که کشورهای جنوب را تحت تأثیر قرار داده‌اند.

روابط عمومی؛ سیستم اطلاع‌مدار  :1- دنیای ارتباطات سرشار از زندگی است و بشر در گردونه ارتباطات به‌دنبال معنای مطلوب زندگی است. دنیایی را که ما در آن زندگی می‌کنیم، دنیای ارتباطات نامیده‌اند. دنیای ارتباطات به این معناست که:

1- امور زندگی مردم در ارتباط بیشتری با همدیگر قرار گرفته است.2- ابزار ارتباطی زیرساخت دیگر تکنولوژی‌ها و توسعه‌‌هاست.3- امکانات ارتباطی، ‌سهولت بیشتری را برای برقراری ارتباط انسان‌ها مهیا کرده است.

اکنون بشر به دنیای دانایی گام نهاده و آگاهی (سرآغاز آزادی و رهایی) است. قدرت و قابلیت‌های شگرفت انسان عصر حاضر در جهان پرتحول و سراسر رمز و رازی که در آن زندگی می‌کنیم مرهون دستیابی به پیشرفته‌ترین و تازه‌‌ترین آگاهی‌هاست و تلاش بی‌وقفه و گسترده برای کسب دانش‌ها و آگاهی‌های بیشتر و مفیدتر،‌ دوره کنونی را به عصر (انفجار اطلاعات) تبدیل کرده است.

اینکه اظهار می‌شود 85% از دانشمندان و محققان تمامی اعصار  در عصر حاضر زندگی می‌کنند نشانه گسترش شتابان حجم اطلاعات است و از پیامدهای آن انفجار علوم و دانش‌هاست، به‌طوری‌که 90 درصد از تمامی دانش و اطلاعات طول تاریخ بشر در عصر ما تولید شده است.

انفجار اطلاعات، ارتباط مستقیم و تنگاتنگی با شیوه پیچیده کار و زندگی بشر عصر حاضر دراد. بهره‌برداری وسیع و با کیفیت بالا از طبیعت و امکانات مادی، مستلزم استفاده از ابزار،‌ تجهیزات و روش‌های علمی و مدرن است که جز با یاری جستن از دانش و اطلاعات بیشتر و تازه‌تر فراهم نخواهد شد. با چنین تغییراتی در دنیای کنونی به یقین ما ملزم خواهیم شد که آخرین پدیده‌‌های علمی و اطلاعاتی را برای پیشبرد اهداف روابط عمومی در اختیار بگیریم زیرا به‌نظر می‌رسد که تکنولوژی اطلاعات،‌ زیرساخت‌های بسیاری از تکنولوژی‌های دیگر را برای تغییرات نهایی مهیا می‌نماید.

قرن بیستم را به‌دنبال اهمیت یافتن تکنولوژی‌های ارتباطی و تأثیرات شگرف رسانه‌‌ها (قرن ارتباطات) نامیدند. دهکده جهانی قرن بیستم در قرن بیست‌ویکم به دهکده اطلاعاتی مبدل شده و اهمیت اطلاعات هر روز افزون‌تر و بر ارزش آن به‌عنوان  ثروت و قدرت افزوده‌تر خواهد شد.

در پایان قرن ارتباطات و آغاز عصر اطلاعات ایستاده‌ایم و شبکه‌‌های اطلاع‌رسانی هر روز بر افکار عمومی تأثیرات پی در پی و بی‌امان می‌گذارد و اطلاعات به‌صورت روزافزون بر سراسر جهان گسترش یافته است و اهمیت و ضرورت امواج اطلاعات هر روز بیشتر احساس می‌شود. پس باید فهمیم که در برقراری ارتباط بدون اطلاعات، ‌انسانی کور بیش نیستیم و ارتباطی وقتی ناقص است که اطلاعات ناقص باشد.

ضرورت اطلاعات در دنیای امروز به ما کمک می‌کند که روابط عمومی نوین را یک روابط عمومی اطلاع‌مدار برآورده سازیم. آنچه تاکنون از روابط عمومی برشمرده‌ایم نمایش روابط عمومی ابتدایی یا مسائل ابتدایی روابط عمومی بوده است. اما در دنیایی که همه چیز آن به‌سرعت کهنه می‌شود و با اطلاعات تازه‌تر همه چیز هر لحظه نو می‌شود روابط عمومی باید از عملکرد و شکل اولیه و سنتی خارج شده و ضرورت‌های زمانه‌ای را که در آن زندگی می‌کند درک کند.

روابط عمومی در عصر اطلاعات موظف به همگونی و همسانی با فرآیند اطلاعات در جهت نو شدن قرار خواهد گرفت. اطلاعات در روابط عمومی برای برقراری ارتباط است و هرگاه که اطلاعات ناقص باشد،‌ ارتباطات ناقص است و هرگاه اطلاعات مجهول باشد، ارتباطات نیز مجهول خواهد بود. روابط عمومی اطلاع‌مدار عبارت است از روابط عمومی: الف‌ـ اطلاع‌یاب ب‌ـ اطلاع‌شناس ج‌ـ اطلاع‌رسان

2- اطلاع‌یابی (تهیه و تولید)

روابط عمومی اطلاع‌مدار در مرحله اول اطلاع‌یاب است، یعنی باید در راستای تهیه و تولید اطلاعات کوشش و جدیت کند. در مرحله اطلاع‌یابی، ایجاد زیرساخت فن‌آوری و در اختیار گرفتن ابزار کوچک و بزرگ ارتباطی (تلفن، تلکس، ‌رایانه، دوربین عکاسی و تصویربرداری،‌ دستگاه کپی و... ) کمک شایانی به اطلاع‌یابی می‌کند. از سوی دیگر، باید نیروهای متخصص را در اختیار گرفت و همچنین به آموزش ضمن خدمت همکاران باتجربه همت گماشت. باید روش‌های گردآوری اطلاعات و ایجاد نظام تولید اطلاعات را یافت و از آن بهره گرفت.

با ایجاد و گسترش زیرساخت‌های ارتباطی (صنعت و فن‌آوری اطلاع رسانی)، ایجاد شبکه‌‌های اطلاعاتی و جذب نیروهای متخصص و یا آموزش نیروهای موجود (نقش،‌ ضرورت و جایگاه و ساماندهی سایت‌های اطلاع‌رسانی) این امکان ایجاد می‌شود که سیستمی اطلاع‌شناس پدید آوریم.

روش‌های گردآوری اطلاعات، روش‌ها و چگونگی مبادله اطلاعات، مدیریت اطلاعات، ایجاد نظام تولید و توزیع اطلاعات، سازماندهی اطلاعات و ایجاد شبکه اطلاع‌رسانی از ضرورت‌هایی است که هریک از کارشناسان روابط عمومی باید به آنها آگاهی یابند و به‌همین منظور باید اذعان شود اگرچه درست است که اطلاعات فوق‌العاده تأثیرگذار است، اما اطلاع‌رسانی کاری مهم و پیچیده است و میزان موفقیت در آن به شناخت‌شناسی (تفکیک و اولویت‌بندی) در حوزه اطلاعات بستگی دارد.

در مرحله اطلاع‌یابی،‌ قسمتی از اطلاعات تهیه می‌شود و قسمتی از اطلاعات تولید می‌گردد. تقریباً تهیه اطلاعات در اکثر مواقع از منابع بیرون سازمان انجام می‌گیرد و تولید اطلاعات بیشتر در داخل سازمان صورت می‌پذیرد.

ما اطلاعات را جستجو می‌کنیم برای اینکه یا پاسخی را باید بدهیم و یا اینکه باید پرسشی را ایجاد کنیم یا آگاهی بدهیم. پس برای این منظور جمع‌آوری انتقادات، پیشنهادها و نظرات ضروری به‌نظر می‌رسد. اطلاع از اتفاقاتی که می‌افتد ضروری است، چون اطلاعات ضرورت اساسی روابط عمومی است و بدون اطلاعات هنر برقراری ارتباط عقیم است.

جمع‌آوری اطلاعات 1- مقدمه‌چینی برای انجام امور دیگر و 2- مهیا کردن مقدمات همه کارهاست و برای 1- تصمیم‌گیری 2- برنامه‌ریزی و 3- امکان برقراری ارتباط صحیح، نیازمند آخرین اطلاعات هستیم. در مرحله اطلاع‌یابی باید از فن‌آوری اطلاعات و اطلاع‌رسانی که ابزار نوین ارتباطات است بهره لازم را بگیریم، زیرا فن‌آوری‌های نوین ابزار مشارکت در جامعه مدنی است و معنای مطلوب اطلاعاتی کمک می‌کند که مشارکت در جامعه مدنی تحقق یابد. در جامعه مدنی گوناگونی ارتباطات مطرح است، اطلاعات گوناگون مبادله می‌شود و کار روابط عمومی ساده، اما حساس است.

در تولید پیام 1- شکل‌گیری پیام 2- منبع پیام، دارای اهمیت و قابل توجه است و اطلاع‌یاب در جستجوی چرایی و چه بودن است. اطلاع‌یاب به حرف‌های دیگران گوش می‌دهد تا شعار «گوش دادن به حرف‌های دیگران هنر روابط عمومی است» تحقق یابد.

وقتی اهمیت اطلاعات را یافتیم به توسعه اطلاعات و ارتباطات می‌پردازیم و برای دسترسی به اطلاعات تلاش می‌کنیم و وقتی ارتباط فقط با اطلاعات میسر است روابط عمومی عبارت است از:

- اطلاعاتی که به مردم داده می‌شود (آگاه ساختن)

- اطلاعاتی که از مردم گرفته می‌شود (آگاه شدن)

- اطلاعاتی که برای تغییر ذائقه‌‌ها و گرایش‌ها و رفتار و متقاعد ساختن بهره‌گیری می‌شود.

- اطلاعاتی که برای همبستگی، ایجاد همبستگی و ساختن نگرش به‌کار گرفته می‌شود.

به‌هرحال، روش‌های گوناگونی برای تولید و تهیه اطلاعات یعنی اطلاع‌یابی منظور می‌شود و می‌توان ایجاد کرد. اما بحث ما فقط توجه به اهمیت اساسی اطلاعات است، پس به‌طور خیلی خلاصه به سنجش افکار عمومی، بررسی انتقادات و اطلاعات درون‌سازمانی اشاره می‌شود.

الف ـ سنجش افکار عمومی

«مهم‌ترین شیوه اطلاع‌یابی از افکار عمومی، ‌سنجش افکار عمومی است. در یک روابط عمومی کارآمد این اقدام از اهمیت بسیاری برخوردار است و بخش مستقلی برای آن منظور می‌شود. همچنین اجرای «نظام پیشنهادها» برای آگاهی از دیدگاه‌‌های اصلاحی کارکنان و قشرهای مختلف مردم به‌جای شیوه سنتی و ناکارآمد جمع‌آوری پیشنهادها از طریق صندوق‌های نصب شده و ساختمان‌ها، ‌تحلیل محتوای مطبوعات و تحلیل تماس‌ها و مکاتبات مردمی، روش دیگر اطلاع‌یابی از افکار عمومی داخل و بیرون از سازمان است.»

ب ـ بررسی انتقادها

 «روابط عمومی در ابعاد مختلف و با شیوه‌‌های گوناگون،‌ با نقد و نقادی سر و کار دارد که عمدتاً می‌توان آنها را به‌شرح زیر دسته‌بندی کرد:

1- مردم و مخاطبان بیرونی از سیاست‌ها و عملکردهای مؤسسه انتقاد می‌کنند.2-مردم و مخاطبان بیرونی از روابط عمومی مؤسسه انتقاد می‌کنند.3-کارکنان درون مؤسسه از مدیران، سیاست‌ها و عملکرد و شیوه‌‌های اجرایی انتقاد می‌کنند.4-روابط عمومی ناقل نقدها و تنظیم‌کننده آنها و پاسخگوی همه انتقادات از هرسوی است.»

ج ـ اطلاعات درونی سازمان

«اعضای سازمان مخاطبان مهمی برای تلاش‌های درون‌سازمانی روابط عمومی هستند. اطلاعات گردآوری شده از طریق تلاش‌های درون‌سازمانی روابط عمومی، مسئولان سازمان را قادر می‌سازد تا با اشاعه واکنش‌پذیری فزاینده سازمانی به‌وضوح حالت معمول سازمان را از نقطه‌نظر عضویت سازمانی ببینند.»

3- اطلاع‌شناسی (تنظیم و تدوین)

روابط عمومی اطلاع‌مدار درمرحله دوم به تنظیم و تدوین اطلاعات می‌پردازد. ساماندهی و سازماندهی و تفکیک و اولویت‌بندی اطلاعات در این مرحله که نیروی کارشناسی و متخصص به کمک ما خواهد رسید ـ دارای اهمیت است.

باید دارای فن‌آوری، سیستم و جهت اطلاع‌رسانی باشیم واطلاعات را که مهم‌ترین و کامل‌ترین و ضروری‌ترین ابزار تصمیم‌گیری برنامه‌ریزی است، کنترل کنیم.

در این مرحله باید میزان کشش اطلاعاتی و جذب اطلاعاتی جامعه را شناسایی کنیم و برای بهینه کردن امور تصمیم‌گیری،‌ برنامه‌ریزی و کنترل اطلاعات را انجام دهیم و در حقیقت معنای اطلاعات در دنیای امروز این است که «اطلاعات، مهم‌ترین و ضروری‌ترین ابزار تصمیم‌گیری برنامه‌ریزی و کنترل است.»

اطلاع‌شناسی بازیافت اطلاعات است و برای اطلاع‌شناسی باید دارای نظام اطلاعاتی بود. نظام اطلاعاتی عبارت است از:

- تجزیه و تحلیل اطلاعات- تعیین اهداف اطلاعاتی- تعیین روش انسجام اطلاعات- تعیین اولویت اطلاعات

در مرحله اطلاع‌شناسی چگونگی پیام مطرح است. تنظیم فن‌آوری‌های مناسب، توجه به آموزش‌های فنی و بررسی نیازهای مربوط به ایجاد زیربنای ارتباطی منسجم می‌تواند در این چگونگی نقش داشته باشد. برای این‌ منظور به‌خصوص باید فن‌آوری اطلاعات را شناخت. اما «بی‌تردید جوامعی که به فن‌آوری اطلاعات صرفاً‌ به‌عنوان متغیرهای اقتصادی و اهرم‌های سیاسی نگاه نمی‌کنند بهتر می‌توانند دامنه وسیع احتمالات برای تغییر اجتماعی از طریق فن‌آوری اطلاعات را درک کنند.»

شبکه‌‌های اطلاعاتی آن‌قدر اهمیت یافته‌اند که اینترنت را میان‌بری به جهان اول از جهان سوم نامیده‌اند. در چنین دنیایی هیچ سیستمی نمی‌تواند بدون اطلاعات و به‌خصوص شبکه‌‌های اطلاعاتی، مسیر مطلوب خود را طی کند و به هدف برسد. مقاله‌ای اهمیت این موضوع را چنین بیان کرده است که:

«یکی از مسائلی که روابط عمومی‌ها با آن روبه‌رو هستند و در نحوه فعالیت مطبوعات نیز اثر می‌گذارد، نداشتن بانک اطلاعات است. بدیهی است که برای تهیه یک خبر، گزارش و نوشتن یک مقاله و انجام دادن مصاحبه به اطلاعات نیاز است. بانک اطلاعات در دنیای امروز یکی از نیازهای مردم روابط عمومی است. روابط عمومی‌ها به‌علت اینکه فاقد بانک اطلاعات هستند قادر به ارائه اطلاعات دقیق به روزنامه‌نگاران نیستند.

برای شناخت آسان و تنظیم آسان اطلاعات بدون شک به شبکه نیازمندیم، اما برای ایجاد شبکه مراحلی را به این شرح باید طی کرد:

- گردآوری همه اشکال و انواع اطلاعات مکتوب، اعم از کتاب و سند و مقاله و گزارش و غیره

- به‌دقت خواندن و تجزیه و تحلیل مححتوای نوشته‌‌ها در حوزه موردنظر

- ترجمه محتوای اطلاعاتی آنها به زبان‌های استاندارد‌شده اطلاعاتی

- تشکیل بانک‌های اطلاعاتی و پایگاه داده‌ای تخصصی مجهز و ماشینی

- ایجاد ارتباط میان بانک‌های اطلاعاتی و پایگاه‌‌های تخصصی به‌منظور ایجاد شبکه و داد و ستد اطلاعاتی و انتقال اطلاعات به نقاط دلخواه.

باید شبکه‌‌های اطلاعاتی و ارتباطی را ایجاد کنیم، اما نباید سیستم مدرن ارتباطی با شبکه‌‌های سنتی ارتباطی و نظام‌های ارزشی و فرهنگی مردم در تعارض باشد.

اطلاع‌رسانی (توزیع و تبیین)

روابط عمومی اطلاع‌مدار در مرحله سوم به توزیع و تبیین اطلاعات می‌پردازد. سرعت اطلاع‌رسانی، سهولت اطلاع‌رسانی، کیفیت اطلاع‌رسانی، ارزش و حجم دسترسی به اطلاعات هر روز بیشتر میزان ارزش اطلاعات را تعیین می‌کند.

امکان تبادل اطلاعات، امکانات تبادل اطلاعات و امکان رشد امکانات تبادل اطلاعات دارای اهمیت و قابل توجه است به‌طوری که ممکن است ما مرحله‌‌های اطلاع‌یابی و اطلاع‌شناسی را به‌نحو شایسته‌ای بگذرانیم، اما امکان برقراری ارتباط میسر نباشد.‌ در چنین مرحله‌ای است که رأس سازمان می‌تواند بهترین کمک برای برقراری ارتباط و امکان برقراری ارتباط باشد و اگر امکان برقراری ارتباط میسر باشد، ‌باید امکانات برای این امکان مهیا باشد و هر روز باید امکانات و فن‌آوری اطلاع‌رسانی به ابزار روز مهیا شود تا روابط عمومی اطلاع‌مدار از افکار عمومی عقب نیفتاده باشد.

در توزیع پیام مسائل عدیده‌ای مطرح است؛ این‌که کارآترین روش انتقال کدام است؟ اینکه کی و کجا باید اطلاع‌رسانی انجام شود و بسیاری از پرسش‌های دیگر که باید قبل از ارسال پیام پاسخ داده شود.

اگر بخواهیم مشخصات روح واحد سیاست سیستم‌های اطلاع‌رسانی را برشماریم این‌گونه بیان خواهیم کرد:

- روشن دیدن اهداف و تعریف و تعیین کردن دقیق اهداف

-توجه به همه امکانات بالقوه در حد ممکن

- فراخ کردن روحیه بحث واظهارنظر و گفتگو

- ایجاد مشارکت صاحبنظران، مسئولان و متخصصان

- بازتاب مجدد اطلاعات ارسالی

- تقویت مشارکت و اجازه مشارکت به دیگران

« هر نظام اطلاعاتی که دانش و اطلاعات را در میان مردم توزیع می‌کند باید سه نیاز اساسی را برآورده سازد: نخست آنکه باید بتواند به استفاده‌کننده بگوید اطلاعاتش را کجا بیابد، دوم آنکه باید بتواند هر آن‌که استفاده‌کننده تصمیم گرفت و خواست،‌اطلاعات را به او برساند و سوم آنکه باید بتواند در محدوده‌ای از زمان که استفاده‌کننده تعیین می‌کند، پاسخ بگوید.»

اطلاع‌رسانی کار حرفه‌ای روابط عمومی است، اما اطلاع‌رسانی معادل 1- افشاگری و 2- توجیه‌گری نیست،‌ بلکه در چنین سیستمی روابط عمومی یعنی توزیع اطلاعات برای هدایت رفتار انسانی و یعنی اطلاع‌رسانی کنیم تا رفتار جامعه و مردم را جهت و سوی دهیم.

برای ایجاد افکار عمومی سالم باید اطلاعات سالم توزیع کرد و موانع جریان اطلاعات را که عبارت از: 1- وابستگی شدید به سازمان 2- تحریف 3- تلقین سلطه‌گران است از میان برداشت و به عرضه منصفانه اطلاعات پرداخت. زیرا مردم به‌شدت در معرض اطلاعات و اطلاعیه‌‌های بی‌شماری مبهوت هستند.

اطلاع‌رسانی به توزیع یعنی نماد، و پیام و تبیین یعنی جریان اطلاعات توجه دارد. پس بررسی جریان اطلاعات باید محتوا، حجم، سمت و سوی اطلاعات را مشخص سازد و این به شناخت مسائل فرهنگی ویژه‌ای نیازمند است. برای این منظور درک ذهنی اطلاعات و جنبه‌‌های اشتراکی بین فرستنده و گیرنده یک امر اساسی است. همچنین باید به روش انتقال پیام به‌شکل هرم وارونه که آن را کارآترین روش انتقال پیام برشمرده‌اند توجه ویژه‌ای داشت. در چنین دنیایی «تنها با توجه به مرحله توزیع است که می‌تواند به کارکرد و به جنبه‌‌های آشکار و پنهان مخابره پیام پی برد.»

سرعت، کیفیت، ارزش، حجم و سهولت دسترسی به اطلاعات امروزه حرف اول را می‌زند، اما همه اینها وقتی که دانش شناخت ماهیت و کارکرد واقعی اطلاعات را داشته باشیم ارزنده است، پس روابط عمومی اطلاع‌رسان به پیام مخاطب و پیام برای مخاطب توجه می‌کند و شیوه‌‌های اطلاع‌دهی را می‌یابد. در تبادل اطلاعات: 1- امکان تبادل اطلاعات 2- امکانات تبادل اطلاعات 3- امکان رشد امکانات تبادل اطلاعات، ‌سنجیده و به تناسب آن روش اطلاع‌رسانی انتخاب می‌شود، اما «تا وقتی که یک سیتم بر کل فرآیند توزیع خود کنترل نداشته باشد پیام‌هایش بدون تأثیر خواهد ماند.»

جدا از آنچه بحث شد ذکر صحت اطلاع‌رسانی ضروری است؛ چراکه: «به‌طور کلی یکی از راه‌‌های جلب اعتماد مردم نسبت به روابط عمومی، ارائه اطلاعات و اخبار صحیح درون‌سازمانی است. در این زمینه باید گفت که نتیجه تحقیقات نشان داده است که حقیقت را نباید کتمان کرد. درستی و راستی یکی از بهترین روش‌های روابط عمومی در انتقال اخبار است؛ زیرا اگر خلاف این مسئله باشد،‌ هیچ‌کس در عصر بمباران اطلاعات به اخبار و رویدادهای دروغین ارائه‌شده از سوی روابط عمومی‌ها، وقعی نمی‌نهد. گفتنی است در این میان کارشناسان وسایل ارتباط‌جمعی و همین‌طور روزنامه‌نگاران خبرنگاران رسانه‌‌ها در معرض اخبار و رویدادهای ارائه‌شده از سوی روابط عمومی هستند و به‌ جز موارد نادر و انگشت‌شمار، اکثر آنان از بصیرت لازم در امور خبری برخوردار و به‌سادگی قادرند خبر نادرست را تشخیص دهند. آنان با مجراهای متعدد خبرسانی که در اختیار دارند، می‌توانند خبر «سره» را از «ناسره» جدا کنند، در عین حال مردم نیز از طریق ارتباطی که با رسانه‌‌ها دارند، اخبار دروغین را می‌توانند از سایر رویدادها تمیز دهند. بنابراین اگر یک روابط عمومی بخواهد از طریق نیرنگ و نادرستی و یا با سانسور اخبار، جایگاه خویش را در جامعه تثبیت کند، ‌نه‌تنها در شکل‌گیری افکار عمومی مثبت، تأثیرگذار نخواهد بود بلکه همچنان عقاید و افکار منفی را دامن خواهد زد.»

پس «اطلاع‌رسانی‌مداری» بر این مضمون استوار است که روابط عمومی در تهیه، تنظیم و توزیع اطلاعات (که همه فعالیت‌هایش را تحت‌ شعاع قرار می‌دهد) باید دارای فن‌آوری، سیستم و جهت اطلاع‌رسانی باشد.

کاربردهای کامپیوتر

1- جادوی الکترونیک و انقلاب اطلاعات

سرعت در انتشار اطلاعات، پیامد و نتیجه خدمات‌گیری از الکترونیک است چیزی که انقلاب ارتباطات را کهنه نموده و موضوعی نو به نام انقلاب اطلاعات یا انقلاب اطلاع‌رسانی سریع را مطرح کرده است.

برای انقلاب جدید مانعی نیست زیرا جریان زلال اطلاعات با ممانعت نیز همچنان زلال است، اما بشر امروز تحول خطرناکی را پذیرفته است: انقلاب نور یا انفجار اطلاعات.

جادو الکترونیک: حرکت، تصویر و نور است و این به آن مفهوم است که رسانه‌ای به نام رایانه،‌ حرکت تلویزیون، ‌تصویر نشریات و جریان سرعت نور رادیویی را با هم و در یک زمان داراست. ذهنیت دنیا در حال تغییر است و دهکده جهانی امروزه به ذهنیت جهانی مبدل شده است و انقلاب ارتباطات به انقلاب اطلاعات،‌ یعنی چیزی که نتیجه تأثیرات شگرف رایانه به‌عنوان رسانه دنیای پست مدرن است. هر تکنولوژی جدیدی در حقیقت جنگ جدیدی، تفکر جدیدی و تجزیه و تحلیل جدیدی را ضروری و ممکن می‌سازد. با همین منطق، محیط الکترونیکی، فضای قدیمی رسانه‌ای را که انسان به آن خو گرفته است نامطبوع، غیرملموس، کهنه و بی‌ارزش جلوه‌گر خواهد ساخت و ما را درگیر مسائلی دیگر خواهد کرد.

اینترنت شبکه شبکه‌‌هاست. وقتی مجموعه‌ای از کامپیوترها با هم ارتباط برقرار می‌کنند شبکه ایجاد می‌شود و وقتی شبکه‌‌ها با هم ارتباط برقرار می‌کنند اینترنت شکل می‌گیرد. بهتر است جهان آینده را جهان تأثیرات اینترنت بنامیم زیرا با همگانی شدن کامپیوتر، کارآترین بعد آن، بهره‌وری از اطلاعات شبکه‌‌ها خواهد بود. با این حال همه و همه کارها نیازمند کامپیوتر و شبکه است. شبکه جهانی اطلاع‌رسانی (اینترنت) مجموعه‌ای وسیع از اطلاعات اقتصادی، علمی، سیاسی،‌ فرهنگی و اجتماعی است از هرچه بخواهیم در این بازار موجود است و بهترین و آخرین آن، پس این بازار در دسترس، خود را بر موجودیت ما تحمیل خواهد کرد. پیامدهای اقتصادی اجتماعی و فرهنگی و سیاسی اینترنت بسیاری از کشورهای درحال توسعه را به این فکر واداشته است که نسبت به این امر رسانه احساس خطر کنند و به آن بیشتر فکر کنند، نسبت به آن عکس‌العمل نشان دهند و یا اینکه جلوی آن بایستند، امام پیامدهای مثبت اینترنت چیزی است که نمی‌توان هرگز آن را نادیده گرفت.

2- اینترنت چیست؟

اینترنت (internet or international network) نامی است برای سیستمی گسترده و جهانی،‌ شامل مردم، کامپیوترها و بسیاری خطوس انتقال با سیم و بی‌سیم که اطلاعات دایماً بر روی آن جریان دارد.

ریشه‌‌های آن به پروژه‌ای به‌نام «آرپانت» (arpanet) در آژانش پروژه‌‌های تحقیقاتی پیشرفته وزارت دفاع آمریکا برمی‌گردد. ایده اصلی ساختن شبکه اطلاعاتی بین کامپیوترهای پایگاه‌‌های نظامی بود که قادر باشد ارتباط خود را طی حادثه هسته‌ای حفظ کند. پروژه در سال 1978 آغاز شد و به‌زودی به سمت سیستم کنونی توسعه یافت.

استفاده از اینترنت به‌ معنای این است که در محل کامپیوتر شخصی خود بنشینید و برای انجام کار یا منظوری در مسیر جریان اطلاعات قرار بگیرید. جلسه ممکن است با بررسی صندوق پستی الکترونیکی آغاز شود. پیام‌های رسیده را بخوانید و به آنها پاسخ دهید. سپس ممکن است بخشی از چند گروه خبری را مطالعه کنید، مجلات و روزنامه‌‌های الکترونیکی را ورق بزنید یا بر روی کامپیوتری در کشوری دیگر به‌دنبال اطلاعات بگردید. پرونده‌[ای مطلوب را پیدا کرده و برای کامپیوتر خود ارسال نمایید.

برای استفاده از اینترنت به سه چیز نیاز دارید:

1- کامپیوتر2- برنامه‌‌های سرویس گیرنده (client) و نصب آن بر روی کامپیوتر خودراهی برای متصل کردن کامپیوتر خود به اینترنت به‌طوری‌که سرویس‌دهنده‌ها (server) بتوانند به درخواست‌های شما پاسخ دهند.3- پست الکترونیکی electronic mall (e-mail)

اطلاع‌رسانی و اطلاع‌گیری از طریق اینترنت امری معمولی و بدیهی است،‌ یکی از روش‌های کسب پیام یا ارسال پیام، پست الکترونیک است که افراد آن را جایگزین ارسال نامه‌‌ها از طریق پست سنتی کرده‌اند.

با این سرویس می‌توانید برنامه‌‌های خود را ارسال و یا پیام‌های رسیده را از صندوق پستی خود (e-mail) دریافت کنید. همچنین این امکان وجود دارد که به‌وسیله این سرویس هرچیزی که در پرونده‌ای ذخیره می‌شود پیوست گردد مثل تصاویر، اعلامیه‌‌ها و غیره.

این سرویس مهم‌ترین و کارآمدترین موضوع اینترنت است که به‌دلیل سادگی از پرطرفدارترین سرویس‌های اینترنتی محسوب می‌شود. به‌طوری‌که در حدود 50 درصد از کشورهایی که به اینترنت متصل هستند عمده بهره‌وری آنها از همین سرویس است. امروزه افراد،‌ شرکت‌ها و روابط عمومی‌ها از این سرویس بهره فراوانی می‌برند و در واقع این سرویس پیام‌ها را رد و بدل و مشکل اشغال تلفن را رفع می‌کند. پست الکترونیک به‌طور خلاصه جای تلفن،‌ نامه‌‌های پستی،‌ فاکس و... را گرفته است.

4-مجله الکترونیک

پخش مستقیم خبر و قطع واسطه آرزویی است که خوانندگان روزنامه‌‌ها در پی آن بوده‌اند و امروزه مردم باسواد آخرین خبرها را از شبکه‌‌ها می‌گیرند، زیرا خبرهای شبکه‌ای همراه صوت و تصویر جذابیت و شفافیت بیشتری دارد و خبر الکترونیک اسیر زمان و مکان نیست.

امروزه در دنیای پیشرفته اکثر روزنامه‌‌ها بر روی شبکه اینترنت قرار می‌گیرند و قبل از اینکه مشترک روزنامه‌‌ها از طریق پست روزنامه‌‌ها خود را دریافت کند و یا خواننده روزنامه از کیوسک آن خریداری کند،‌ فرد باسواد و آشنا به امور شبکه می‌تواند روزنامه‌‌ها را ورق بزند و مطالب مورد علاقه خود را مطالعه کند. خواننده روزنامه در هر جا که باشد اگر کامپیوتر در اختیار داشته باشد به‌سرعت می‌تواند روزنامه خود را مطالعه کند.

با توجه به مزیت‌های عمده نشریات الکترونیکی و سهولت و ارزانی تدوین و توزیع آن امروزه شرکت‌های بزرگ دنیا جهت تبلیغات خود از این روزنامه‌‌ها بهره می‌گیرند یا خود، نشریاتی از آخرین تحولات و عملکرد شرکت را حتی در یک برگ اینترنتی منتشر می‌کنند و به‌خصوص مورد استقبال اهل فن قرار می‌گیرد.

5- فاکس برگردان

یکی از ابزارهای مهم و عمومی پیام‌رسانی درحال حاضر دستگاه فاکس (نمابر) است که از اجزای لاینفک تمام گروه‌‌های اطلاع‌رسانی ادارات و مؤسسات به‌شمار می‌رود. جدا از استفاده معمول از فاکس، اخذ اطلاعات به‌روش‌های دیگر نیز موجود است. روابط عمومی بعضی از ادارات برنامه‌ای با عنوان فاکس برگردان تدوین کرده‌اند تا کسانی که در منزل یا اداره خود فاکس دارند بتوانند از طریق فاکس در اختیار،  اطلاعات موردنیاز خود را با گرفتن شماره تلفن دریافت کنند.

اطلاعات در یک برنامه کامپیوتری تدوین‌ شده است (این اطلاعات عموماً تقسیم‌بندی شاخه‌ای دارد) کامپیوتر به یک خط تلفن متصل است. این خط تلفن اعلان عمومی شده است و صاحبان فاکس که در واقع مشتریان یا مخاطبان شرکت هستند با گرفتن شماره اعلام شده می‌توانند اطلاعات موردنیاز که بیشتر موارد اطلاع‌رسانی است را توسط فاکس خود دریافت کنند. البته اطلاعات موجود در کامپیوتر چنانچه با گذر زمان کهنه می‌شوند باید به‌‌روز شوند.

سیستم کامپیوتر فاکس برگردان در واقع مجموعه‌ای نرم‌افزاری و سخت‌افزاری است که به‌عنوان یک منبع اطلاعاتی به‌طور خودکار و برنامه‌ریزی شده اطلاعات خود را در اختیار درخواست‌کنندگان قرار می‌دهد. جهت شرح بیشتر اینکه متقاضیان اطلاعات می‌توانند پس از گرفتن شماره تلفن فاکس برگردان به‌وسیله دستگاه فاکس خود و زدن کلید start فرم اطلاعاتی موردنظر خود را دریافت کنند. این سیستم نیازی به اپراتور برای پاسخگویی تلفن ندارد و به‌طور شبانه‌روزی و کاملاً خودکار عمل می‌کند.

ملزومات سخت‌افزاری: رایانه 486 به بالا و حداقل یک خط تلفن

ملزومات نرم‌افزاری: سیستم عامل dos، نرم‌افزار مرتبط جهت اطلاعات و به‌روز کردن اطلاعات

برخی مزایای فاکس برگردان: سرویس‌دهی 24 ساعته، ‌نداشتن افت واستهلاک و خرج تعمیرات و هزینه‌‌های جانبی به‌خصوص نیروی انسانی، بالا بودن سرعت ارسال فاکس، کیفیت بالای فاکس دریافتی،‌ عدم ‌نیاز به آموزش‌های پیچیده و فنی، کاهش ترافیک تلفنی و مراجعه‌کننده و...

6- فاکس e=mail

شما می‌توانید با داشتن کامپیوتر و خط تلفن و از طریق آدرس الکترونیکی خود به کسانی که دسترسی به کامپیوتر ندارند، اما دستگاه فاکس دارند فاکس ارسال کنید. همچنین کسانی که کامپیوتر ندارند می‌توانند به دستگاه شما فاکس ارسال کنند.

7- بانک اطلاعاتی

دسترسی به منابع غنی اطلاعاتی از جمله کتابخانه‌‌های مجازی که حاوی کتب، مقالات، اطلاعات صوتی، تصویری و غیره از جمله خدماتی هستند که بر روی اینترنت ارائه می‌شود.

کارشناسان روابط عمومی باید با بهره‌گیری از اینترنت آشنا باشند تا بتوانند آخرین اطلاعات مورد نیاز و جدیدترین اطلاعات موضوع مورد درخواست مدیران سازمان خود را از اینترنت بیابند. در حال حاضر اطلاعات کتابخانه‌‌های زیادی بر روی اینترنت است اطلاعات پروازهای هوایی، اطلاعات دانشگاه‌‌های متعدد جهان، اطلاعات مؤسسات معتبر و مطرح جهان و... بر روی اینترنت به صورت رایگان قابل دسترسی است.

مراکز علمی و تحقیقاتی آخرین دستاوردهای خود را بر روی اینترنت قرار می‌دهند. هزاران منبع خبری اعم از شبکه‌‌های تلویزیونی، رادیویی، روزنامه‌‌ها، مجلات و خبرگزاری‌‌ها مرتباً آخرین تحولات خبری به‌همراه تحلیل‌ها و مقالات خود را بر روی اینترنت قرار داده و به‌هنگام می‌کنند. اطلاعات هواشناسی بر روی اینترنت است. آخرین وضعیت بورس سهام عمده دنیا در اینترنت قابل دسترسی است. اطلاعات ورزشی موجود است. اطلاعات سمینارها، ‌کنفرانس‌ها و نمایشگاه‌‌های گذشته و آینده بر روی اینترنت موجود است و هزاران نوع اطلاعات دیگر.

8- کنفرانس از راه دور (teleconferencing)

برگزاری جلسات از راه دور میان دو یا چند نفر از نقاط مختلف با پشتیبانی صدا و تصویر از امکانات برجسته دیگری است که درحال حاضر توسط اینترنت ارائه می‌شود و کاربرد وسیعی در محافل علمی و تجاری دارد.

افراد علاقه‌مند از سراسر جهان در زمان مشخصی از طریق کامپیوترهایشان به یکدیگر وصل شده و با هم پیرامون موضوع خاصی به بحث و تبادل نظر به‌صورت نوشتاری می‌پردازند. تله‌فاکس در شکل پیشرفته خود که امروزه رایج شده است صدا و تصویر افراد را نیز مستقیماً ارسال می‌نماید و اعضای گروه می‌توانند همزمان با برگزاری کنفرانس با هم به تبادل‌ فایل پرداخته و یا بر روی تخته سیاه کامپیوتری، شکل و یا نموداری ترسیم نموده و سایر افراد به‌صورت زنده آن را مشاهده و در مورد آن بحث نمایند. این روش به‌خصوص امروزه در انجام عمل جراحی از راه دور نیز با موفقیت مورد استفاده قرار می‌گیرد. افراد و کارشناسان می‌توانند با این روش به تبادل اطلاعات و تجربیات بپردازند بدون آنکه هزینه صرف رفت و آمد و اقامت در جایی دیگر را بپردازند. کارشناسان روابط عمومی بهره‌گیری از این روش را به‌خصوص جهت تبادل تجربیات می‌توانند آغاز کنند.

9- برد الکترونیکی

حتماً شما بردهای الکترونیکی را که امروزه جای پلاکاردها را گرفته‌اند،‌ دیده‌اید. مهم‌ترین مزیت‌ بردهای الکترونیکی این است که یک بار نصب می‌شوند، پیام‌های آن به‌راحتی امکان تعویض دارند و چشم‌نوازتر هستند.

عموماً‌ این بردها برای پیام‌های کوتاه همچون اطلاع تلفن‌های مؤسسات یا... استفاده می‌شود.

10- نظرسنجی اینترنتی

تنها می‌توانید با ایجاد یک سایت اینترنتی و تهیه پرسشنامه موردنظر،‌ پرسشنامه را در سایت اینترنت مخصوص به‌ خود قرار دهید و آدرس را به مخاطبان اعلام کنید. مخاطبان با مراجعه به سایت مربوطه به فرم‌ نظرسنجی شما پاسخ خواهند داد. برنامه باید طوری طراحی شود که وقتی پرسشنامه تکمیل می‌شود پرسشنامه بایگانی شود.

11- نظرسنجی کامپیوتری

با داشتن یک کامپیوتر، یک خط تلفن و طراحی برنامه نظرسنجی می‌توان شماره تلفن نظرسنجی کامپیوتری را به مخاطبان اعلام کرد. مخاطبان با گرفتن شماره تلفن وارد برنامه‌ای می‌شوند که از آنان سؤال خواهد شد و آنان می‌توانند با زدن کلیدهای تلفن خود (تلفن دیجیتال) به یکی از گزینه‌‌ها پاسخ گویند.

12- home page

سایت مخصوص یک شرکت home page است که امروزه همه سازمان‌ها آن را برای برقراری ارتباط با مخاطبان ایجاد می‌کنند. این صفحه می‌تواند حاوی اطلاعاتی در مورد تاریخ تأسیس شرکت، تعداد کارکنان، عملکرد و وضعیت گذشته، حال و آینده شرکت باشد.

این سایت عموماً ‌حاوی تاریخچه و عملکرد و برنامه‌‌های آتی سازمان‌هاست و باید چنانچه بخشی از آن نیاز به نو شدن دارد اطلاعات آن به‌روز شود. مخاطبان می‌توانند با مراجعه به این سایت با شرکت و خدمات آن آشنا شوند.

13- تلفن گویا

امروز تلفن گویا نیز یکی از رسانه‌‌های اطلاع رسانی شده است که به‌علت سهولت بسیار معمول شده است. در کشور ما درحال حاضر بسیاری از دارندگان حساب‌های بانکی ضمن تماس با تلفن گویای بانک موردنظر از وضعیت موجودی خود مطلع می‌شوند.

این روش اطلاع‌رسانی برای اکثریت مؤسساتی که به‌خصوص با خدمات همگانی و عمومی سر و کار دارند روش مناسبی است. تلفن گویا، برنامه‌ای است که از یک سیستم کامپیوتری و خط تلفن کمک می‌گیرد. برنامه‌های این رسانه عموماً به‌شکل شاخه‌ای طراحی می‌شود و مخاطب با گرفتن شماره تلفن گویا وارد سیستم می‌شود. سپس منشی خودکار، مخاطب را راهنمایی می‌کند که چنانچه موضوعی خاص را پیگیری می‌کند، کد موضوع را به تلفن خود وارد کند و سپس اطلاعات لازم را گوش کند. این برنامه در حال حاضر بسیار متداول شده است و سهم عمده‌ای از سؤالات مخاطبان را پاسخ می‌دهد.

14- صندوق صوتی (پست صوتی)

تلفن پیام‌گیر یا صندوق شماره تلفنی است که به کامپیوتر وصل است. هیچ اپراتوری برای جوابگویی به درخواست‌ها وجود ندارد. در این حالت یک پیغام ضبط شده برای تماس گیرندگان پخش می‌شود و پس از آن پیام مشترکین در یک صندوق ناظر ضبط می‌شود (این عملکرد مانند عمل یک ansewering meching است). سیستم داخلی صندوق پستی چون یک مرکز تلفن داخلی است بنابراین امکان تعریف و تخصیص کلاس‌های مختلف به خطوط را داراست که این اعمال از طریق تلفن‌های دیجیتالی امکان‌پذیر است.

امکانات سخت‌افزاری این برنامه یک کامپیوتر و یک خط تفن است. پیام‌ها را در رایانه ضبط و به‌طور مستقیم در اختیار پیام‌گیر قرار می‌دهد. برنامه نرم‌افزاری پیام‌گیر نیز عموماً به‌شکل شاخه‌ای طراحی می‌شود و پیام‌دهنده می‌تواند پیام موردنظر را در شاخه‌ای که دقیقاً‌ مرتبط با مفهوم پیام است قرار دهد. شنیدن پیام‌های ضبط شده از طریق تلفن شهری و یا speaker کامپیوتر امکان‌پذیر است.

15- اورهد و اسلاید چندرسانه‌ای

پیش از این مدیران برای معرفی و تبلیغ محصولات خود در نمایشگاه‌‌ها و سمینارها از سیستم‌های دستی اورهد و اسلاید کمک می‌گرفتند. این سیستم عمدتاً براساس اورهد و دستگاه‌‌های پخش اسلاید شکل می‌پذیرفت و معمولاً لازم بود تا یک ارائه‌دهنده در حین نمایش اسلایدها درباره آنها صحبت کند،‌ اما در سیستم‌های کنونی، این رایانه است که نحوه نمایش را هدایت و کنترل می‌کند و نیازی به حضور ارائه‌دهنده نیست، چرا که برش‌های صوتی همراه اسلایدها اطلاعات توضیحی لازم را ضمن نمایش به‌صورت کاملاً‌ زنده و مؤثر به مخاطبان منتقل می‌سازد.

به‌کارگیری هم‌زمان صوت، تصویر، انیمیشن، متن و نمودارهای آماری در یک سیستم ارائه الکترونیک اگر درست و سنجیده به‌کار گرفته شود می‌تواند بیشترین تأثیر را در جلب توجه و رضایت مشتری داشته باشد.

به‌ این ترتیب می‌توان یک سیستم پخش  اسلاید رایانه‌ای کاملاً محاوره‌ای داشت که در هنگام پخش اسلاید، موزیک پخش کند، برش‌های ویدئویی نشان دهد و تمام هوش و حواس مشتری را به‌سمت خود جلب کند. استفاده سنجیده از انیمیشن در لابلای صحنه‌‌ها می‌تواند نکات تئوریک و غیرقابل ارائه را با کمک گرافیک قوی رایانه‌ای به‌تصویر بکشد و این تصور را در بیننده القاء کند که همه چیز را فهمیده و این توانایی را یافته است که با اعتماد به نفس کامل راجع به آن تصمیم بگیرد.

16- مجله ویدیوئی

مجله ویدیوئی از فنون جدیدی است که اخیراً استفاده از آن در روابط عمومی‌ها مورد توجه قرار گرفته است. در این فن کاربردهای ویدیو از نمایش فیلم برای کارکنان،‌ ضبط تصویری مراسم و برنامه‌‌ها، ‌نمایش تصویری فعالیت‌ها، آموزش و پخش هم‌زمان برنامه با استفاده از تلویزیون مداربسته فراتر رفته است و استفاده جدیدی از آن به‌عمل می‌آید.

بر این اساس اهم اخبار و فعالیت‌های تصویری مربوط به سازمان در طول یک زمان معین مثل هفته یا ماه به‌صورت برنامه تصویری کوتاه همراه با گفتار لازم تهیه می‌شود و در محیط پررفت و  آمد سازمان مثل سالن غذاخوری یا طبقه همکف (سالن انتظار) در معرض دید مراجعان یا کارکنان قرار می‌گیرد.

برای این برنامه‌‌های ویدیوئی می‌توان سناریوی متفاوتی تعریف کرد و براساس آن برنامه‌‌های متنوع، کوتاه و مرتبط را تهیه و سپس پخش کرد.

17- ماهواره

شاید دیدن کلمه ماهواره ما را کمی وادار کند که بپذیریم این تکنولوژی مختص پخش تلویزیونی است، اما امروزه شما می‌دانید کاربردهای ماهواره از پخش برنامه‌‌های مسقیم فوتبال فراتر است. ماهواره‌‌ها انواع مختلف و کاربردهای گوناگون دارند.

اطلاعات هواشناسی، ‌برنامه‌ریزی شهری و شهرسازی، برنامه‌ریزی کشاورزی، ‌اطلاع‌رسانی و... عموماً‌ از طریق ماهواره‌‌ها انجام می‌شود. امروزه ماهواره و اینترنت دو بال تکنولوژی اطلاع‌رسانی هستند که باید از هر کدام درست و به‌جا استفاده شود. امروزه شرکت‌های هواپیمایی، حمل و نقل دریایی و حمل و نقل زمینی و بسیاری از شرکت‌ها و مؤسسات دیگر به‌شکل‌های مختلف از اطلاعات دریافتی ماهواره‌‌ها کمک گرفته و در برنامه‌ریزی‌های خود از آن بهره می‌گیرند. جدا از ماهواره‌‌های قرار گرفته در مدار زمین که مورد توجه و استفاده عمده سازمان‌هاست بهره‌گیری از اطلاعات پخش تلویزیونی ماهواره‌ای در بخش‌های امور بین‌الملل سازمان‌ها امری ضروری است که در بعضی روابط عمومی‌ها استفاده می‌شود.

نتیجه‌گیری

در روابط عمومی می‌گویند: «حق همیشه با مشتری است.» از این پس باید با جدیت تأکید کرد «پیام‌رسانی وظیفه روابط عمومی است.»

اما شاید عمده‌ترین سؤالات ما در عصر اینترنت این باشد که چگونه می‌توانیم در جهت اهداف روابط عمومی از سرویس‌های الکترونیک استفاده کنیم و مهم‌تر اینکه چگونه می‌توانیم توسط این سرویس‌ها ارتباط مشتری و یا مخاطب را با روابط عمومی برقرار سازیم.

اما نکاتی را که نباید فراموش کنیم:

1-نوع جدیدی از مخاطبان با رسانه‌‌های الکترونیک درحال شکل‌گیری است.

2- روابط عمومی به‌گونه‌ای فزاینده درحال تغییر و گسترش است.

3- روابط عمومی‌ها از ارتباط مستقیم  به ارتباط از طریق تکنولوژی ارتباطات روی می‌آورند.

تکنیک‌های جدید، مناسبات ارتباطی بین روابط عمومی و مخاطبان آن را تغییر خواهد داد و مسائل، جدید و به‌روز خواهد شد،‌ اما پیام‌رسانی یک مسئولیت مداوم برای روابط عمومی‌ها باقی خواهد ماند.

با ورود با دنیای جدید که در آن اینترنت حرف اصلی را می‌زند روابط عمومی مسئولیت‌هایی تازه می‌یابد که عمده‌ترین آنها به‌شرح زیر است:

1-اطلاع‌یابی که در این مرحله، تهیه اطلاعات و تولید اطلاعات انجام می‌گیرد.

2-اطلاع‌شناسی که مرحله تدوین و تنظیم اطلاعات است.

3-اطلاع‌رسانی که مرحله توزیع و تبیین اطلاعات است.

از طرفی می‌دانیم با کامپیوتری شدن کارها کارکنان مؤسسات کاهش می‌یابد و نقش مشاوره‌ای روابط عمومی توسعه می‌یابد. در آینده تعداد مؤسسات روابط عمومی افزایش می‌یابد. روابط عمومی‌ها تخصصی‌تر می‌شوند و به کارهای تخصصی روی می‌آورند. ابعاد و محدوده اختیارات روابط عمومی‌ها افزایش می‌یابد. متخصصان روابط عمومی به ارتباطات راه دور روی می‌آورند. هزینه‌‌ها و کارهای علمی و خدماتی در روابط عمومی کاهش یافته و نقش مشاوره‌ای و اطلاع‌رسانی روابط عمومی افزایش می‌یابد.

منبع:روابط عمومی، معجزه ارتباطات

نویسنده : ناب دل بهروزی : ۳:٢٧ ‎ب.ظ ; ۱٩ امرداد ۱۳٩٠
Comments نظرات () لینک دائم