درباره ی ارتباطات - روابط عمومی...

وبلاگ شخصی ناب دل بهروزی "لیسانس علوم ارتباطات - روابط عمومی"

«نقش روابط عمومی الکترونیک»

یکی از  پدیده­هایی که بحث روز خدمات نوین ارتباطی در جهان را شکل می­دهد تحقق دولت الکترونیک است.

تجارت الکترونیک، بانکداری الکترونیک، شهر الکترونیک، پرسشنامه الکترونیک، مجله الکترونیک، پست الکترونیک، موسیقی الکترونیک، نشر الکترونیک و در نهایت روابط عمومی الکترونیک، مفهوم واقعی آخرین تحولات در هر زمینه را به یاد می­آورد.

در کشورهای صنعتی و پیشرفته، مراجعه حضوری به تمام سازمانها و ادارات دولتی جای خود را به مراجعه به پایگاههای اینترنتی داده است و خدماتی از قبیل صدور شناسنامه و گذرنامه، ثبت شرکتها، اخذ مجوزها و مدارک توسط همین پایگاههای اینترنتی انجام می­شود.

روابط عمومی الکترونیکی نحوه بکارگیری فن­آوریهای جدید ارتباطی و شیوه­های نوین اطلاع­رسانی در جهت ارائه خدمات منطبق بر خواسته­های مخاطبان بطور لحظه­ای (Online)  به منظور تحقق اهداف روابط عمومی است.

همانطور که ذکر شد یکی از پیش فرضهای تحقق دولت الکترونیک روابط عمومی الکترونیک است دولت الکترونیک اصطلاحی است که به ارائه خدمات دولتی از طریق اینترنت و استفاده از ابزارهای رایانه­ای اطلاق می­شود، که تحقق آن رسیدن به روزی است که بتوان تمام خدمات دولتی و حتی خصوصی را به راحتی و بدون نیاز به مراجعه به پایگاههای مختلف، و تنها با یک اتصال به پایگاه واحدی مجهز به کامپیوتر به انجام رساند.

بسیاری از سازمانهای رسمی کشور(مانند وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی) دارای ساختمانهای متعددی است و مخاطب برای انجام کاری ملزم به مراجعه به آدرس­های مختلف است اما چه مدارکی باید همراه داشته باشد؟ کجا باید رفت؟ چند قطعه عکس؟ چند فتوکپی؟ چه گواهی و اطلاعاتی باید همراه داشته باشد ایـن اطلاعاتی است که اصولاً روابط عمومی­ها باید به شکل بروشوری به مراجعه­کنندگان ارائه کند.

اما در این شکل جدید، روابط عمومی­ با توجه به خدماتی که به منظور رفع نیاز مخاطب ارائه می­کند و به جهت گسترش فعالیتها و کاهش ترافیک کاری، استفاده از اطلاعات درج شده در سایت ضروری به نظر می­رسد. اطلاعاتی شامل درج کامل قوانین و مقررات، مدارک مورد نیاز، آشنا کردن کاربران با بخشهای مختلف و وظایف آن در سازمان و ... در اینجا اگر چنانچه مخاطبین کثیـــری از یــــک زبان خارجه وجود داشته باشد لازم است نسخه­ای از سایت به زبانهایی که آمار مخاطبان بالایی دارند از طریق بخش امور بین­الملل در سایت قرار گیرد. از دیگر نکاتی که باید در طراحی سایت به آن توجه شود اهمیت موضوعات صفحۀ اول وب (Home page) و تقسیم­بندی متناسب سایر مطالب در مابقی صفحات است. از آنجاییکه شخصیت یک سازمان با روابط عمومی آن رابطه مستقیم دارد، تلاش کشورهای پیشرفته دنیا در جهت ارائه نگاه مثبت به نهادهای خود معطوف گشته که با صرف مبالغ هنگفت سعی در دستیابی به اهداف بزرگ را دارند.

بهتر است وب سایت سازمانها در اختیار روابط عمومی باشد و اگر چنانچه در اختیار اداراتی همچون انفورماتیک و رایانه بود هدایت آن توسط روابط عمومی ضروری به نظر می­رسد.

 

مزایا و معایب روابط عمومی الکترونیک

 امروزه با گسترش روابط عمومی الکترونیک دیگر روابط عمومیها صرفاً با کارکنان سازمان، مشتریان و روزنامه­نگاران مواجه نیستند. بلکه با کسانی طرفند که از سراسر دنیا وارد سایت یک روابط عمومی می­شوند و هر ساعت مطالب جدید را طلب می­کنند.

در عین حال یک روابط عمومی الکترونیک الزاماً در یک مؤسسه خدمات رسانی سریع به مردم خلاصه نمی­شود، بلکه باید بازخورد مراجعه مخاطبان به سایت را مورد ارزیابی عملی قرار داده و این محیط را به وجود بیاورند که مخاطب بدون گذراندن مراحل سخت و فیلترهای غیرقابل عبور نظر خود را به گوش مسئولان برساند، در واقع این همان شیوۀ نظرسنجی است که به سادگی و با کمترین هزینه انجام می­شود.

از دیگر مزیت­های روابط عمومی الکترونیک می­توان به کاهش استفاده از کاغذ و در نهایت کمک بسیار زیادی به حفظ محیط زیست اشاره کرد. چرا که در روابط عمومی سنتی گاه پس از مراحل سخت تولید یک بروشور (از تهیه مطلب، صفحه بندی و چاپ) و پس از چاپ میلیونها نسخه با هزینه گزاف ناگهان ممکن بود از جانب مسئولین سازمان و با تغییر اندکی در یک بخشنامه تمام بروشورها بلا استفاده بمانند، این علاوه بر اتلاف وقت، هزینه و منابع، گاهی انگیزه اصلاح و ادامه کار را از یک کارشناس روابط عمومی سلب می­کرد که نه تنها بروشور جدیدی تولید نمی­شد بلکه آنچه تولید شده بود هم قابل عرضه نبود اما با ارائه کلیه مطالب و اطلاعات یک بروشور در سایت هر زمان بدون کمترین هزینه می­توان تغییرات دلخواه را در آن اعمال نمود.

 اطلاع رسانی لحظه­ای، دسترسی سریع به اطلاعات، کاهش حجم نامه­های بایگانی، پایین آوردن هزینه چاپ و برگزاری نمایشگاه، فراگیری و بدون حد و مرز بودن از مزایای مهم روابط عمومی الکترونیک به شمار می­آید. خوانندگان یک سایت بی­نهایت و نامحدودند در حالیکه خوانندگان یک مطلب چاپ شده به تعداد نسخه­های چاپ شده و گاه بسیار محدودتر از آن هستند و دسترسی به مطالب الکترونیک در هر زمان و مکان به مراتب ساده­تر از دسترسی به یک مطلب چاپ شده که فضایی را اشتغال می­کند است. در کنار تمام مزایایی که برای روابط عمومی الکترونیک برشمردیم عدم دسترسی یکسان شهروندان و نداشتن قدرت خرید کامپیوتر مهمترین مانع بر سر راه تحقق روابط عمومی الکترونیک است.

امروزه حتی در کشورهای صنعتی نیز نمی­توان این اطمینان را حاصل کرد که همۀ مردم به شبکه جهانی دسترسی دارند و یا برای استفاده از آن از مهارت کافی برخوردارند. (در کشور ما نیز با رسیدن به سطح مطلوب هنوز راه زیادی در پیش است) بنابراین شاید بتوان گفت همیشه باید راه برای ابزار سنتی و استفاده از آن در سطح جوامع باز باشد. یکی دیگر از موانع کارکنان روابط عمومی هستند که با نسل دیجیتال برخورد کرده­اند عدم تسلط کارشناسان با سابقه روابط عمومی به علم کامپیوتر و یک زبان خارجی، مقاومتی را در آنان برابر روابط عمومی الکترونیک ایجاد کرده است. به این منظور امروزه در سراسر دنیا بدون اینکه کارمندی حذف یا اضافه شود فرصت کافی برای فراگیری علوم روز به آنان داده می­شود تا خود را با شرایط جدید سازگار نمایند.      اما در ایران یکی از موانع اصلی بر سر راه را می­توان «زیرساختهای مخابراتی» دانست ایجاد شبکه­های مطمئن و پرظرفیت ارتباطی و مخابراتی در سراسر کشور شرط لازم تحقق دولت و تجارت الکترونیکی است. ضمن اینکه در کنار آن با استفاده از کاهش هزینه­های استفاده از اینترنت قابلیت استفاده اقشار متوسط و رو به پایین جامعه را نیز فراهم سازد.

منبع: روابط عمومی Public relations

نویسنده : ناب دل بهروزی : ٩:٥٥ ‎ق.ظ ; ۱٩ امرداد ۱۳٩٠
Comments نظرات () لینک دائم